Nutzungsbedingungen
Allgemeine Nutzungsbedingung für die elektronische Rechnungsverarbeitung beim Landkreis Freyung-Grafenau bzw. Landratsamt Freyung-Grafenau
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Nennung des Landratsamtes in seiner Form als Doppelbehörde verzichtet und nur „Landkreis Freyung-Grafenau“ verwendet. Zusätzlich gelten sämtliche Personenbezeichnungen gleichermaßen für alle Geschlechter.
Der Landkreis Freyung-Grafenau bietet die Möglichkeit (den Zugang) zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Diese steht allen Berechtigten freiwillig und kostenlos zur Verfügung. Berechtigt sind unabhängig von der aktuell gültigen Rechtslage (Schwellenwerte etc.) alle Personen oder Unternehmen, die Lieferungen und/oder Leistungen im Auftrag des Landkreises Freyung-Grafenau aus- bzw. durchführen und im Rahmen einer Vertragsbeziehung dem Landkreis Freyung-Grafenau in Rechnung stellen. Auf die Besonderheiten der Adressierung sei hiermit hingewiesen. Detaillierte Informationen dazu erhalten Sie auf der Homepage des Landkreises Freyung-Grafenau.
Die Teilnahme an der elektronischen Rechnungsverarbeitung setzt eine (vorherige) Registrierung über das vorhandene Registrierungsformular voraus. Eine Nutzung ohne Registrierung ist ausgeschlossen. Die vom Landkreis Freyung-Grafenau für die Verarbeitung benötigten Daten werden im Registrierungsformular abgefragt. Mit der Registrierung stimmen Sie der Verarbeitung dieser Daten sowie den besonderen Regelungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung inkl. der Datenschutzhinweise des Landkreises Freyung-Grafenau zu. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. In dieser sind ggf. weitere Informationen (Leitweg-ID, FAD etc.) sowie Angabe der zentralen E-Mail-Adresse, an welche Sie die Rechnungsdokumente senden können, enthalten. Eine Abmeldung ist ebenfalls über das Registrierungsformular jederzeit möglich und wirkt zukünftig ab Erhalt der Bestätigungs-E-Mail des Landkreises Freyung-Grafenau.
Zur Registrierung zugelassen sind ausnahmslos nur gültige E-Mail-Adressen, die ggf. auch eine Rückantwort (Bestätigung, Ablehnung etc.) zulassen. Ein paralleler Versand in Printform ist nicht zulässig. E-Mails von unregistrierten Absenderadressen werden aus Sicherheitsgründen vom E-Mail-Server abgelehnt. Da dieser Vorgang technisch automatisiert durchgeführt wird, erhält der Landkreis Freyung-Grafenau keine Kenntnis über den Eingang dieser E-Mails bzw. deren Inhalte. Sie gelten daher als nicht zugegangen. Letzteres gilt auch für Rechnungen an andere E-Mail-Adressen des Landkreises Freyung-Grafenau (z.B. an die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters).
Elektronische Rechnungsdokumente werden ausschließlich in den im für die Registrierung vorgesehen Formular angegebenen Formaten [PDF, PDF/A3 (ZUGFeRD, Factur-X), XML (XRechnung)] als Anhang akzeptiert. Dies gilt sowohl für Rechnungen als auch für Gutschriften. Begründende Unterlagen (Stundennachweise, Leistungsnachweise, Lieferscheine, Warenauflistungen etc.) sind Teil der Rechnung und können zusammen mit dieser versendet werden (als separater Anhang). Die in Rechnungen übermittelten Daten sind im Sinne des Datenschutzes soweit wie möglich zu anonymisieren. Eine Mahnung ist kein elektronisches Rechnungsdokument und muss daher direkt an den bzw. die zuständigen Sachbearbeiter gesendet werden (Kontaktdaten siehe Geschäftsverteilungsplan). Dasselbe gilt auch für im Auftrag des Landkreises Freyung-Grafenau erbrachte Leistungen, die in (unabhängig ob in schriftlicher oder elektronischer) Dokumentenform (z.B. Gutachten, Stellungnahmen etc.) erstellt werden.
Werbung, Kataloge und sonstiger Schriftverkehr (inkl. Dateien) u. ä. dürfen nicht an die zentrale E-Mail-Adresse des Landkreises Freyung-Grafenau gesendet werden.
Aktuell können ausschließlich unverschlüsselte E-Mails verarbeitet werden. Die maximale Dateigröße einer E-Mail inkl. Anhang beträgt 15 MB. Übermitteln Sie nur gut lesbare, maschinell erstellte Dokumente. Handschriftliche Dokumente können nicht verarbeitet werden.
Der Landkreis Freyung-Grafenau verwendet die im Registrierungsformular abgefragten Daten einzig zur Berechtigungsfreigabe für die elektronische Rechnungsverarbeitung und zur Bearbeitung der Rechnungen bzw. Gutschriften. Die Daten des Ansprechpartners werden lediglich zur Kontaktaufnahme bei Problemen (technische Störungen, Verstöße gegen die Nutzungsordnung etc.) oder für Rückfragen gespeichert. Im Falle einer Abmeldung von der elektronischen Rechnungsverarbeitung werden diese umgehend gelöscht. Personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, die Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben oder der Betroffene hat zur Übermittlung eingewilligt.
Detaillierte Datenschutzhinweise, insbesondere für die Verarbeitung der Daten durch unsere Software der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), werden separat ausgewiesen.
Bei Verstößen und Zuwiderhandlungen gegen die Nutzungsbedingungen behält sich der Landkreis Freyung-Grafenau vor, die Zusammenarbeit per elektronischer Rechnungsverarbeitung mit dem betroffenen Geschäftspartner selbstständig zu beenden. Die Rechnungsstellung muss dann wieder postalisch erfolgen.
Hinweis zur Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer:
Der Landkreis Freyung-Grafenau ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts weder zum Abzug der Vorsteuer noch zum Ausweis der Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer berechtigt. Dies gilt vorerst durch die gewählte Option des § 2b UStG i. V. mit § 27 Abs. 22 und Abs. 22a UStG bis einschließlich 31.12.2022. Die Angabe der Umsatzsteuer-ID im Kontaktformular dient lediglich der Komplettierung der Daten für etwaige Vorgänge ab dem 01.01.2023, die dann der Umsatzsteuer unterliegen könnten.
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