Anforderungen & Voraussetzungen

Anforderungen und Voraussetzungen für die Elektrische Rechnungsbearbeitung

Eine gesetzliche Pflicht zur Übermittlung von Rechnungen an Behörden in elektronischer Form existiert derzeit nicht. Wenn Sie diese Möglichkeit trotzdem in Anspruch nehmen möchten, bitten wir Sie um Beachtung folgender Punkte:

• Gesetzliche Anforderungen

Auch für elektronische Rechnungen gelten unabhängig vom verwendeten Format die gesetzlichen Bestimmungen der §§ 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG).

• Fachliche Anforderungen

Da die elektronische Rechnungsbearbeitung beim Landratsamt Freyung-Grafenau zentral erfolgt, sind eine eindeutige Adressierung sowie konkrete Zuordnungsmerkmale zwingende Voraussetzungen. Diese gelten grundsätzlich und ausnahmslos für alle Rechnungsdokumente.

• Adressierung

Normaler Schriftverkehr kann selbstverständlich an die bisher bekannten Adressen versendet werden. Für die Rechnungsstellung verwenden Sie zukünftig bitte nur noch folgendes Schema:

Landkreis bzw. Landratsamt Freyung-Grafenau

Wolfkerstraße 3
94078 Freyung

Der Platzhalter dient dabei als Zuordnungskriterium. Die nötigen Angaben erhalten Sie i.d.R. vom Auftraggeber bzw. Besteller. Die relevanten Informationen können Sie aber auch aus dem Organigramm oder dem Geschäftsverteilungsplan des Landratsamtes Freyung-Grafenau entnehmen.

Beispiele:

Zugelassene Anschriften für unsere verschiedenen Liegenschaften inkl. Behördenbereiche:

Übersicht der Anschriften

• Zuordnung

Neben der richtigen Adressierung können weitere Zuordnungsmerkmale angegeben werden. Diese sind keine zwingende Voraussetzung, können den Bearbeitungsvorgang aber deutlich beschleunigen.

Zuordnungsmerkmale:

• Name des Bestellers bzw. des Ansprechpartners
• Bestellnummer und/oder Vertragsnummer
• Haushaltsstelle
• FAD (Finanzadresse, unter welcher Sie bei uns geführt werden – vgl. Kundennummer)
• Andere Kennzeichen, die Ihnen vom Besteller mitgeteilt werden (Projektname etc.)

Beachten Sie bitte, dass eine Bearbeitung ohne eindeutige Adressierung und/oder konkrete Zuordnungsmerkmale zeitlich nur sehr verzögert oder respektive unmöglich ist.

• Spezifische Anforderungen

Die elektronische Rechnungslegung ist vorab  mit dem Landkreis Freyung-Grafenau zu vereinbaren.

Aus Sicherheitsgründen arbeitet die Rechnungsadresse ausschließlich nach dem Whitelist-Prinzip. Hierbei werden ausnahmslos nur eingetragene E-Mail-Adressen verarbeitet. Alle anderen empfangenen E-Mails werden unbearbeitet und automatisiert gelöscht.

• Technische Anforderungen

Das Landratsamt Freyung-Grafenau bietet Ihnen die elektronische Rechnungsverarbeitung beginnend vom einfachen Empfang von Portable Document Format-Dateien (PDF) per E-Mail bis hin zu den – der Europäischen Norm [EN 16931] kompatiblen – Formaten XRechnung sowie ZUGFeRD.

Akzeptierte Übertragungs- und Empfangswege sowie Datenformate:

Übertragungs- und Empfangswege:            E-Mail

Unstrukturierte Datenformate:                      Portable Document Format (PDF)

Strukturierte Datenformate:                          XRechnung (XML) Aktuell bis zur Version 2.0.0 (Stand: 02.2021)

Hybride Datenformate:                                 ZUGFeRD (PDF/A-3) Aktuell bis zur Version 2.1.1 (Stand: 02.2021)

Abschließend möchten wir Sie insbesondere nochmals auf § 6 Abs. 2 BayEGovV hinweisen, wonach elektronische Rechnungen, die die Voraussetzungen nach § 6 Abs. 1 Satz 1 BayEGovV nicht erfüllen, unverzüglich zurückgewiesen werden können. Diese gelten im Falle einer Zurückweisung als nicht zugegangen.

• Registrierung

Sie können sich über dieses Registrierungsformular für die elektronische Rechnungsstellung registrieren lassen. Nach erfolgreicher Prüfung bzw. Registrierung erhalten Sie eine Bestätigung und ggf. weitere Informationen. Bei einer Registrierung für oder mit dem Datenformat „XRechnung“ wird Ihnen zusätzlich noch die entsprechende Leitweg-ID mitgeteilt.